30. Januar 2019

Erfolgreiche Meetings

Erfolgreiche Meetings – so machen Sie einen guten Eindruck. 

Viel Arbeitszeit in Organisationen wird für Meetings verwendet. Zusammengerechnet ist das ein hoher Aufwand für Information und Abstimmungen. In Meetings selbst werden dann entsprechende Entscheidungen und Vereinbarungen getroffen. Und oft bleibt danach das Gefühl von Unklarheit und Zeitverschwendung. Um Meetings erfolgreich und  zielorientiert durch zu führen, braucht es gute Vorbereitung. Diese ist zu verbinden mit entsprechender Struktur und gemeinsamen Zielen. Im Meeting selbst sind dann Dinge wie eine durchgängige Visualisierung und zielführende Moderation wichtig.

Hier konkrete Ideen für ihre Praxis und ein Leitfaden für Ihre Umsetzung:

  1. Vorbereitung:
    • Erstellen Sie eine klare Agenda mit den wichtigsten Themen und Zielen für das Meeting.
    • Teilen Sie die Agenda im Voraus, damit die Teilnehmer sich darauf vorbereiten können.
    • Weisen Sie bestimmte Verantwortlichkeiten zu, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen vorhanden sind.
  2. Struktur und gemeinsame Ziele:
    • Setzen Sie klare Ziele für jedes Meeting fest und kommunizieren Sie diese zu Beginn.
    • Nutzen Sie Tools wie Mindmaps oder Projektmanagement-Software, um die Struktur und den Zusammenhang der Themen visuell darzustellen.
    • Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre individuellen Ziele für das Meeting zu teilen, um eine gemeinsame Ausrichtung zu gewährleisten.
  3. Meetingdurchführung:
    • Verwenden Sie Visualisierungen wie Diagramme oder Präsentationen, um komplexe Informationen verständlich zu machen.
    • Setzen Sie eine zielführende Moderation ein, die sicherstellt, dass alle Themen angesprochen werden und das Meeting im Zeitplan bleibt.
    • Implementieren Sie interaktive Elemente wie Diskussionsrunden oder kurze Arbeitsphasen, um die Beteiligung der Teilnehmer zu fördern.
  4. Technologieunterstützung:
    • Nutzen Sie Online-Tools für virtuelle Meetings, um die Zusammenarbeit auch über verschiedene Standorte hinweg zu ermöglichen.
    • Integrieren Sie digitale Whiteboards oder Kollaborationsplattformen, um Ideen in Echtzeit festzuhalten und zu teilen.
    • Ermutigen Sie die Nutzung von Chat-Funktionen, um Fragen oder Kommentare während des Meetings zu sammeln.
  5. Feedback und Verbesserung:
    • Schließen Sie jedes Meeting mit einer kurzen Zusammenfassung und einem Ausblick auf die nächsten Schritte.
    • Sammeln Sie Feedback von den Teilnehmern, um Stärken zu identifizieren und mögliche Verbesserungsbereiche zu erkennen.
    • Implementieren Sie kontinuierliche Schulungen, um die Meetingeffizienz im Team langfristig zu steigern.

Mit diesen konkreten Maßnahmen können Sie sicherstellen, dass Ihre Meetings nicht nur effektiv, sondern auch angenehm und produktiv sind. Hier noch ein weiterer Tipp, wie dies in der der Praxis gut gelingen kann. Ein kleiner Film der simpleshow erklärt die Meetinggestaltung und danach können Sie Meetings erfolgreich und effektiv gestalten.

—> als Direktlink zum Ansehen und Verschicken:
https://simpleshow.wistia.com/medias/nhycfv585p

Bestimmt machen Sie bei Ihrem nächsten Meeting damit einen guten Eindruck.

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